El Ministerio de la Protección Social reglamentó, por medio del decreto 1637 del 26 de mayo pasado, la organización y funcionamiento del Registro Único de Afiliados al Sistema de la Protección Social (Ruaf).

Según la norma el Sistema de la Protección Social está conformado por los subsistemas de Seguridad Social en Salud, régimen contributivo y subsidiado; Pensiones; Riesgos Profesionales; Subsidio Familiar; Parafiscales, (Sena e Icbf); Cesantías; y Asistencia Social.

Las administradoras de los riesgos que conforman los diferentes subsistemas están obligadas a reportar los datos relativos a sus empleadores y afiliados, en los términos y a las entidades que se indican en el decreto y a partir de ese momento deberán hacerlo de manera actualizada con la periodicidad que determine el Ministerio de la Protección Social.

Igualmente se indica que las administradoras deberán reportar la información al Órgano de Administración del Ruaf, en los plazos y mediante los mecanismos definidos por el Ministerio.

Así mismo las que manejan los diferentes riesgos cubiertos por el Sistema deberán efectuar reportes independientes para cada uno de dichos subsistemas.

Una vez recibida la documentación, el órgano de administración del Ruaf deberá llevar a cabo un proceso de validación sobre los formatos de los archivos recibidos que permita garantizar que la información allí contenida pueda ser procesada correctamente, sin perjuicio del proceso de validación que deben efectuar las administradoras sobre la información remitida.

Dicha validación comprenderá el volumen total de la información, la estructura de los campos y la consistencia de los datos.

Si la información reportada por alguna de las administradoras no está conforme a los requerimientos definidos, se generará el respectivo reporte de inconsistencias, el cual será enviado a la administradora directamente para que proceda a su corrección, la cual deberá hacerse dentro de los cinco días hábiles siguientes.

Para poder evitar la evasión y la elusión, el Ministerio de la Protección Social definirá los cruces de datos, tanto del Registro como de éste con otras bases de datos, con lo que espera contar con una correcta afiliación al Sistema y la focalización de programas sociales, por parte de las entidades competentes.

También el decreto prevé la reserva de la información y por ello indica que el Ministerio será el encargado de determinar el alcance de las consultas al Ruaf que podrán efectuar los organismos de control, las administradoras y el público en general, así como el procedimiento para llevarlas a cabo.

Para proceder a ello se debe respetar el derecho a la intimidad de las personas, impedir la competencia desleal entre administradoras y las prácticas restrictivas de la libre competencia. Las administradoras podrán consultar el Registro con el propósito de controlar que se efectúe un adecuado traslado de los afiliados.

La transición

Cuando entre en operación el Registro Único de Afiliados, se dará inicio a un período de estabilización el cual tendrá una duración de seis meses.

Durante dicho período se llevará a cabo un proceso de depuración de las bases de datos que manejan las distintas entidades administradoras que reportan información al mismo.

Dicho proceso tendrá como base las inconsistencias detectadas en la información al igual que las verificaciones que sobre la misma se realicen.